I.PELAYANAN KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

Dasar Hukum : Berdasar Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2019 tentang Pelayanan Administrasi Kependudukan Secara Daring (Dalam Jaringan); Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 34 Tahun 2019 tentang Pelayanan Kelurahan dan Kecamatan Berbasis Elektronik dan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 126 Tahun 2021 tentang Pelimpahan sebagian Wewenang Walikota Kepada Mantri Pamong Praja

 

A. KARTU TANDA PENDUDUK (KTP – eL)

Mendaftar online malalui wa No. 082137589077 ) atau melalui Web Browser Jogja Smart Service (JSS) dengan menyebutkan jenis pelayanan yang diperlukan (misal ganti KTP rusak/ gantiKTP hilang/ atau karena perubahan data). Pada Jam pelayanan WA online yaitu Seninj - Jum’a t   jam 8-10.30 WIB

Lama pemrosesan KTP-eL adalah 1 hari kerja bagi pemula dan   yang melakukan perpanjangan / penggantian.

Biaya                : GRATIS

  1. KTP-eL Baru

Syarat :

  • Usia 17 tahun
  • Fotocopy KK dimana pemohon terdaftar
  • Melakukan perekaman KTP-eL di Dindukcapil Balaikota
  1. Penggantian KTP-eL karena Hilang/Rusak

Syarat :

  •  KK asli dimana pemohon terdaftar
  • Surat keterangan hilang dari Kepolisian, bagi yang KTP hilang
  • KTP-eL yang rusak bagi yang rusak
  • Permohonan KTP hilang/rusak dapat melalui layanan Drive Thru pada Senin – Kamis jam 09.00-12.30WIB di halaman parkir dekat air mancur Balaikota Timoho (khusus warga Kota Yogyakarta).
  • Bila yang mengurus permohonan bukan ybs dan beda KK ,perlu dilengkapi denganSurat Kuasa bermeterai Rp 10.000,-
  • Atau juga dapat melalui pelayanan online No. WA . 082137589077 / JSS
  1. Ganti KTP-eL karena Pindah-Datang

Syarat :

  • Foto Surat keterangan pindah/datang
  • Foto KK dimana pemohon terdaftar
  • Foto selfi pemohon memegang KTP lama  
  1. Perubahan Data KTP-eL

Syarat :

  • Perubahan KTP-eL mengacu data dalam KK, apabila mengajukan perubahan data, hendaknya  mengajukan pergantian data KK lebih dahulu
  • Membuka wa layanan online wa No. 082137589077 atau JSS
  • Buka link yang  diberikan oleh no.WA tsb., isi Nama Pemohon , NIK, No, KK, alamat email, No.HP, No. Wa. dan mengisi keperluan pelayanan yang diinginkan pada kolom keterangan dengan jelas.
  • Menunggu balasan dari link tsb berupa  No.token, tgl daftar, nama pemohon, NIK pemohon, Email, No HP, No. WA Keperluan,Urutan pendaftaran, dan Loket Tujuan
  •     KTP-eL yang lama dan KK asli  dan  Dokumen bukti perubahan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting  (misal akta kelahiran, akta/buku perkawinan, akta kematian /akta perceraian / surat pindah) difoto.

 

B. KARTU INDENTITAS ANAK  (KIA)

  1. Mendaftar online malalui wa No. 082137589077 atau melalui web browser JSS (Jogja Smart Service) dengan menyebutkan jenis pelayanan yang diperlukan misal ganti KIA rusak/ ganti KIA  hilang Pada jam  pelayanan WA online yaitu Senin - Jumat jam 8-10.30 WIB
  2. Membuka link pendaftaran yang diberikan oleh W a  No tsb di atas, link pendaftaran tsb hanya berlaku 1 hari , segera buka link tsb dan
  3. Mengisi format yang harus diisi melalui HP meliputi Nama Pemohon, NIK, No, KK, alamat email, No.HP, No. Wa. dan mengisi keperluan pelayanan yang diinginkan misal permohonan KIA an. Anak ybs pada kolom keterangan dengan jelas.
    • Untuk pelayanan KIA   : foto KK Asli yg tercantum nama anak tsb,  foto akta kelahiran anak , foto anak untuk KIA anak di atas 5 tahun  dikirim/upload ke link pelayanan KIA tsb.
    • Foto KIA yang rusak untuk pergantian KIA yang rusak, dikirim/upload ke link pelayanan KIA tsb.
    • Foto Surat pelaporan kehilangan dari Kepolisian untuk pergantian KIA yang hilang  dikirim/upload ke link pelayanan KIA tsb.
    • Untuk anak usia sampai dengan umur 5 tahun tidak perlu mencantumkan foto anak,
    • Untuk anak usia di atas 5 tahun -16 tahun  mencantumkan foto anak, dikirim/upload ke link pelayanan KIA tsb.
    • KIA dapat diambil di Dindukcapil sesuai jadwal yang diinfokan Dindukcapil melalui WA. Biaya GRATIS.

Masa berlaku KIA :

a) KIA baru untuk anak di bawah 5 tahun s/d anak berumur 5 tahun

b) KIA untuk anak umur di atas >5 tahun adalah s/d  anak berumur 17 tahun

kurang 1 hari.

 

C.KARTU KELUARGA (KK)

Lama pemrosesan Kartu Keluarga adalah 1 (satu) hari kerja (maksimal 2 hari kerja sesuai PERDA No. 8 Tahun 2012)

Biaya      : GRATIS

  1. Mendaftar online malalui WA No. 082137589077 atau melalui JSS dengan menyebutkan jenis pelayanan yang diperlukan (misal ganti KK karena hilang/ perubahan status/ ada mutasi penduduk/ kelahiran/ kematian/pembaruan format, Pada Jam pelayanan WA online yaitu Senin- Jumat jam 8-10.30 WIB
  2. Segera membuka link pendaftaran yang diberikan oleh W a  No tsb di atas, mengisi format yang harus diisi melalui HP meliputi Nama, NIK, No, KK, alamat email, No.HP, No. Wa. dan mengisi keperluan pelayanan yang diinginkan pada kolom keterangan dengan jelas.
  3. Menunggu balasan dari link tsb berupa  No.token, tgl daftar,nama pemohon, NIKpemohon, Email, No HP, No. WA Keperluan,Urutan pendaftaran, dan Loket Tujuan
  4. Mengupload foto-foto dokumen pendukung  yang dipersyaratkan
  • Foto Akta Perkawinan / Buku Nikah bagi yang sudah menikah
  • Untuk pindah antar kecamatan dalam Kota Yogyakarta foto persyaratan yang diperlukan KTP asli,
  • Mengisi formulir permohonan pindah-datang dari Kelurahan bagi yang pindah antar Kota/Propinsi (bagi yang akan masuk penduduk)
  • Surat keterangan pindah dari Dindukcapil  daerah asal bagi penduduk datang dari luar kota
  • Dokumen pendukung  perubahan KK karena mutasi /pindah datang dari luar kota  ke Kota Yogyakarta : disamping foto KTP Pemohon , foto dokumen surat pindah,juga perlu mengupload foto  KK yang akan ditempati, serta  Foto Surat pernyataan tidak keberatan Penggunaan Alamat dari pemilik  rumah bila alamat yang digunakan bukan milik sendiri atau orangtua   diketahui Ketua RT  atau Foto Surat Pernyataan dari Pemohon apabila alamat kk yg akan ditempati milik orangtua/ milik sendiri diketahui Ketua RT.
  1. Jika permohonan KK diwakilkan kepada orang lain yang beda KK  agar memfoto  Surat Kuasa  bermeterai Rp 10.000,-  dan  KTP Penerima Kuasa diupload/dikirim ke link pelayanan tsb.
  1. Penambahan Anggota Keluarga karena Kelahiran

Syarat dokumen yang dikirim lewat wa :

  1. Foto  Akta Perkawinan/Buku Nikah asli orang tua
  2. Surat Keterangan Kelahiran dari Kelurahan
  3. Foto Surat Keterangan Kelahiran dari Rumah Sakit atau kutipan akta kelahiran yang telah mencantumkan NIK
  4. KK yang lama dimana pemohon terdaftar

 

  1. Pengurangan Anggota Keluarga

Syarat :

  • Permohonan melalui layanan online WANo.082137589077
  • Foto KK yang lama dimana pemohon terdaftar kirim melalui HP
  • Foto Akta Kematian asli bagi yang meninggal dunia atau
  • Foto Surat Keterangan Pindah bagi penduduk yang pindah

 

  1. KK  Hilang/Rusak (tanpa perubahan data)

Syarat :

  • Permohonan pergantian KK  melalui layanan online WA No.082137589077 Senin- Jumat jam 8-10.30 WIB
  • Segera membuka link pendaftaran yang diberikan oleh W A No tsb di atas, mengisi format yang harus diisi melalui HP meliputi Nama, NIK, No, KK, alamat email, No.HP, No. Wa. dan mengisi keperluan pelayanan yang diinginkan pada kolom keterangan dengan jelas dan singkat.
  • Menunggu balasan dari link tsb berupa  No.token, tgl daftar,nama pemohon, NIK pemohon, Email, No HP, No. WA Keperluan,Urutan pendaftaran, dan Loket  Tujuan
  • Mengupload/kirim foto KK yg rusak (bila rusak dan perlu ganti baru) atau Surat keterangan kehilangan dari kepolisian (bila KK hilang) melalui HP ke link pelayanan yang diberikan
  • Foto KTP dari kepala keluarga atau salah satu anggota kel yang ada di KK sebagai perwakilan permohonan.
  • Foto selfi pemohon memegang KK yang rusak bila KK rusak, atau foto selfi memegang surat laporan kehilangan dari Kepolisianbila KK hilang
  • Dokumen keimigrasian bagi Orang Asing.

KK baru yang telah selesai diproses di Dindukcapil akan dikirimkan kepada Pemohon melalui alamat  email Pemohon, dapat dicetak sendiri atau dicetakkan di Kecamatan/Kemantren,

 

  1. SURAT KETERANGAN TINGGAL SEMENTARA (SKTS)

Lama pemrosesan SKTS / KIPEM adalah 2 (dua) hari kerja (maksimal 4 hari kerja sesuai PERDA No. 8 Tahun 2012)

Biaya      : GRATIS

Syarat    :

  • Pengantar RT/RW
  • Foto KTP/KK/Kartu Mahasiswa daerah asal
  • Foto KK pihak yang ditinggali
  • Pas photo warna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar
  • Formulir permohonan SKTS/KIPEM dari Kelurahan
  • Foto surat pernyataan tidak keberatan dari KK yang akan dirtinggali

 

  1. SURAT KETERANGAN PINDAH DATANG

Mendaftar online malalui WA No. 082137589077 dengan menyebutkan jenis pelayanan yang diperlukan misal pindah penduduk

Lama pemrosesan Surat Keterangan Pindah Datang adalah 1 (satu) hari kerja (maksimal 2 hari kerja sesuai PERDA No. 8 Tahun 2012)

 Biaya     : GRATIS

Syarat    :

  • Foto KK lama asli dimana pemohon akan terdaftar
  • Formulir permohonan ditandatangani pemohon .
  • Foto Surat Keterangan/form  Kedatangan dan permohonan penduduk (utk pendatang luar kota
  • Foto Surat Keterangan Pindah dari Dinas Kependudukan dari daerah asal
  • Serta dokumen penduduk lainnya yang diperlukan misal akta nikah untuk kel warga baru yang akan membuat KK baru serta 
  • Foto Surat pernyataan tidak keberatan Penggunaan Alamat dari pemilik rumah bila alamat yang digunakan bukan milik sendiri atau orangtua   diketahui Ketua RT  atau
  • Foto Surat Pernyataan dari Pemohon apabila alamat kk yg akan ditempati milik orangtua/ milik sendiri diketahui Ketua RT.

 

  1. SURAT KETERANGAN PINDAH (Keluar)

Lama pemrosesan Surat Keterangan Pindah Keluar adalah 2 (dua) hari kerja sesuai PERDA No. 8 Tahun 2012)

Surat Keterangan Pindah berlaku 30 (tiga puluh) hari sejak diterbitkan

Biaya    : GRATIS

Syarat   :

  • Foto KK asli dimana pemohon terdaftar
  • Foto Formulir Pindah yang telah diisi (dikiirm dari layanan online Dindukcapil)
  • Foto KTP asli pemohon
  • Pas photo ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar diupload kirim  melalui Wa No. 082137589077
  1. KONSOLIDASI  DATA KEPENDUDUKAN

PELAYANAN KONSOLIDASI DATA, BILA NIK., KK BERMASALAH DALAM PENDATAAN BPJS, BANK, CPNS, PENDAFTARAN SEKOLAH  DLL. DATA  BELUM ONLINE.   NO. WA.  089580793338 atau MELALUI JSS/ JOGJA SMART SERVICE

 

  1. DOKUMEN   KELAHIRAN

Setiap 1 permohonan akta kelahiran  akan mendapat 3 produk pelayanan yaitu:

   .a. Akta Kelahiran

    b. Kartu Identitas Anak (KIA)

    c. Kartu  Keluarga (C1) yang telah diperbaharui sesuai perubahan data jumlah keluarga dengan adanya kelahiran anak.

PERSYARATAN DAN PROSEDUR  :

Pemohon  ke Kelurahan membawa berkas

  1. Surat Keterangan  Kelahiran dari Puskesmas atau RS
  2. KTP asli kedua orang tua anak/ bayi difoto
  3.   Asli akte perkawinan asli orangtua anak atau yang dilegalisir dari Dindukcapil atau buku nikahdari   KUA, KK Asli lama untuk dibuatkan KK Asli baru
  4.  KTP asli Saksi (minimal berusia 21 tahun).
  5. Kelurahan membuatkan Surat Pengantar dan Surat Keterangan  Kelahiran melalui sistem,
  6. Dokumen 1-5 difoto dengan HP Androit.
  7. Pemohon/Pelapor mendaftar secara  online melalui WA Pelayanan Online Dindukcapil No.085156474750 atau  (untuk pelayanan Akta-akta Pencatatan Sipil) atau melalui Web Browser JSS (Jogja Smart Service) pada Layanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil
  8. Mengisi data yg disampaikan dari  link WA Pelayanan Online Dindukcapil No. .085156474750  yaitu :Nama pemohon, No. HP, No.WA/Whatsapp, Email aktif (yg dapat dibuka dan tidak lupa passwordnya), NIK Pemohon, No. KK Pemohon, dan keperluan (diisi permhnan akta kelahiran a.n. anak ybs.)
  9. Pemohon membuka link yang diberi dari WA Pelayanan Online Dindukcapil
  10. Mengirim foto dari dokumen 1-5  ke Pelayanan Online Dindukcapil
  11. Bila pelapor bukan orang tua anak  harus melampirkan Surat Kuasa berrmeterai dari orangtua anak,  KTP Pelapor di foto dan dikirim   melalui WA Pelayanan online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil)
  12. Bila  pelapor/pemohon orangtua anak/bayi maka apabila akte kelahiran anak telah selesai diproses  akan dikirim langsung ke email pemohon.,
  13. Pemohon dapat mencetak sendiri akte dan KK baru tsb dengan menggunakan kertas A4 80 gr, atau dapat dicetakkan di kecamatan,
  14. Untuk KIA dapat diambil di Dindukcapil sesuai info  jadwal dari Dindukcapil
  15. Bila yang membantu kelancaran pengurusan dokumen Kader GISA atau Kader Bumil, paket dokumen dapat diantar ke tempat pemohon atau diambil melalui kader yang mengurus.
  16. Sangat diperlukan adanya peran serta masyarakat :Kader bumil setiap RW yang mensosialisasikan adanya inovasi peningkatan pelayanan dokumen anak kepada warga masyarakat.
  17. Percepatan pelayanan dokumen kelahiran hanya berlaku untuk kelahiran yang dilaporkan paling lambat 60 hari setelah kelahiran anak.

 

Disamping melalui pelayanan online,warga juga dapat menggunakan layanan KADO ANANDA untuk mengurus akte kelahiran anak melalui 19 rumah sakit/Puskesmas yang telah bekerja sama dengan Dindukcapil

Jam pelayanan online har i kerja  Senin-Jum’at   jam 08.00- 10.30

JANGKA WAKTU PENYELESAIAN  Maksimal 6 hari kerja

BIAYA : Gratis

 

INFO RUMAH SAKIT/PUSKESMAS /KLINIK YANG TELAH KERJASAMA DENGAN DINDUKCAPIL  UNTUK  LAYANAN AKTA  KELAHIRAN  (Kado Ananda)  :

 

  1. RS UD WIROSABAN                                      11.  RSI  HIDAYATULLAH
  2. RS BETHESDA                                              12.  RS DR SUTARTO /DKT
  3. RS BETHESDA   LEMPUYANGWANGI        13 . RSKIA  RACHMI    
  4. RS UP DR. SARDJITO                                  14. RSKIA BHAKTI IBU
  5. RS PRATAMA                                               15..RSKIA PERMATA BUNDA
  6. RS.LUDIRA HUSADA                                  16. KLINIK PRATAMA PURI ADISTY
  7.  RS PKU MUHAMMADIYAH                        17. KLINIK KKHADIJAH
  8. RSKIA PKU  MUHAMMADIYAH                  18. PUSKESMAS JETIS

KOTAGEDE                                                 19. PUSKESMAS TEGALREJO

  1. RSU SAKINA  IDAMAN
  2. RS KIA SADEWA

 

  1. DOKUMEN  KEMATIAN

        Setiap 1 permohonan akte kematian  akan mendapat 3 produk pelayanan yaitu:

a. Akta Kematian

b. Kartu  Keluarga (C1) yang telah diperbaharui sesuai perubahan data jumlah keluarga dengan adanya kematian warga tersebut

c. KTP Elektronik dengan perubahan data janda/duda dari warga yang meninggal (bila statusnya menikah)

 Percepatan pelayanan Dokumen Kematian ini hanya berlaku untuk kematian yang dilaporkan dalam waktu selambatnya 2 x 24 jam melalui WA Grup Pelayanan Percepatan Kematian di Kelurahan/ Kecamatan.(dengan anggota Kader GISA, Ketua RT/RW, Petugas Kelurahan, Petugas Kecamatan, Petugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (khusus untuk Percepatan Pelayanan Akte Kematian) atau melalui JSS (Jogja Smart  Service)

 

PERSYARATAN DAN PROSEDUR :

 

  1. 1. Pada saat ada lelayu / kejadian kematian di wilayahnya Kader GISA/ RT/ RW/ Petugas Kelurahan  meminjam:dan mengupload foto berkas asli dokumen yang diperlukan untuk mengurus Akte Kematian dari Keluarga Almarhum/almarhumah yaitu :
  1. Surat Kematian dari rumah sakit/klinik/ instansi pelayanan kesehatan resmi pemerintah maupun swasta jika tidak meninggal di rumah

Jika meninggal di rumah, cukup dilampirkan Surat Pelaporan Kematian dari RT

  1. KTPel yang meninggal
  2. KK dari warga yang meninggal
  3. KTP el Suami/ Isteri (bila yang meninggal berstatus menikah)
  4. KTP el Pelapor  (Kader GISA/RT/RW/Petugas Kelurahan)
  5. KTP dari 2 orang saksi,(minimal berusia 21 tahun) dari alamat/KK yg berbeda
  6. Surat Pengantar Kematian dan Surat Keterangan Kematian dari Kelurahan.

Dokumen a-g tersebut difoto dan upload melalui WA Grup atau JSS. Pelapor menginformasikan hari dan jam  pemakaman kepada petugas Dindukcapil

  1. Petugas Kelurahan mengentri laporan warga yang meninggal melalui SIM  Pelayanan Kelurahan dan mengentri Surat Pengantar Kematian dan Surat Keterangan Kematian melalui SIAK (Sistem Administrasi Kependudukan).
  2. Dinas    Kependudukan dan Pencatatan Sipil memproses Pencetakan Akta Kematian, KTP el ahli waris (suami/isteri), dan KK ahli waris.
  3. Setelah ada pemberitahuan/ informasi dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil bahwa dokumen 3 in1 (Akta , KTP, KK) telah jadi , Pelapor dapat mengambil dokumen 3 in 1 di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan membawa :

“Dokumen asli (a s/d g) dilengkapi Surat Kuasa dari ahli waris  jika Pelapor bukan Ketua RT/ahli waris. Jika Pelapor Ketua RT cukup membawa stempel RT  , bila meninggal di RS, dilengkapi pelaporan kematian dari RT

 ( tanpa Surat Kuasa  dari akli waris)”

 (sesuai berkas informasi data yang diupload melalui WA grup ).

5. Paket dokumen tersebut langsung dapat diserahkan ke ahli waris pada saat upacara pemakaman oleh Aparat Kelurahan (bila pada hari kerja) atau oleh RW/RT/Kader Gisa  setempat bila pemakaman pada hari libur.

 

JANGKA WAKTU PENYELESAIAN    Maksimal :  1  hari kerja , berkas yang sudah jadi dapat langsung diserahkan pada saat upacara pemakaman      BIAYA : Gratis.

 

Bila ahli waris sendiri yang mengurus  akte kematian dari almarhum tidak melalui grup percepatan pelayanan setelah 2 hari wafat , maka dokumen a-g dapat diupload /dikirim melalui WA Pelayanan Online Dindukcapil No 085156474750 jam pelayanan Senin-Jumat jam 08.00-10.30WIB, atau melalui JSS dengan prosedur  yang sama , penyelesaian pelayanan akte sedikit lebih lambat (maks.3 hari)