Kegiatan pelayanan tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia, karena pelayanan sangat dibutuhkan dalam segala aspek kehidupan. Begitu juga dengan pelayanan publik yang diberikan oleh pemerintah. Penyelenggaraan pelayanan publik merupakan upaya negara untuk memenuhi kebutuhan dasar dan hak-hak sipil setiap warga negara atas barang, jasa dan pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Peningkatan kualitas pelayanan publik yang diselenggarakan instansi pemerintahan kini semakin mengemuka, bahkan menjadi tuntutan masyarakat. Berdasarkan undang-undang nomor 25 Tahun 2009 tentang pelayanan publik disebutkan bahwa: Negara berkewajiban melayani setiap warga negara dan penduduk untuk memenuhi hak dan kebutuhan dasarnya dalam kerangka pelayanan publik yang merupakan amanat Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945, bahwa membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara pelayanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang peningkatan pelayanan publik.

Sesuai dengan Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 121 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kemantren dan Kelurahan. Kemantren mempunyai tugas mengoordinasikan penyelenggaraan pemerintahan umum, ketenteraman dan ketertiban umum, perekonomian dan pembangunan, kesejahteraan masyarakat, pelayanan umum, dan melaksanakan penugasan urusan keistimewaan pada tingkat Kemantren.  Jawatan Umum sebagai salah satu dari berbagai macam Jawatan yang ada di Kemantren berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Mantri Pamong Praja. Jawatan Umum mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan sebagian urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah di bidang pelayanan umum di tingkat Kemantren. Pelayanan yang masih dapat dilakukan di Kemantren Gedongtengen salah satunya adalah permohonan tanda-tangan berkas turun waris. Waris terdiri dari 2 jenis yaitu waris tanah dan waris non tanah. Waris tanah adalah permohonan turun waris dengan objek waris berupa tanah dengan legalitas Letter C, Sertifikat Hak Milik (SHM), Hak Guna Bangunan (HGB), Verponding, Gambar Ukur, dll yang berhubungan dengan kepemilikan tanah. Sedangkan waris non tanah adalah permohonan turun waris dengan objek waris berupa tabungan di bank, saham, obligasi, surat berharga, kios/lapak, deposito, dll yang tidak berhubungan dengan kepemilikan tanah.

Permohonan waris tidak banyak namun sangat beresiko, terkhusus waris tanah karena berkas yang dimohonkan tanda tangan merupakan persyaratan untuk proses selanjutnya di Kantor Pertanahan. Kasus sengketa waris tanah merupakan salah satu resiko dari permohonan waris tanah yang tidak bisa dikendalikan karena kurang transparannya pemohon saat mengajukan permohonan tanda tangan. Seperti contoh yang pernah terjadi di Kemantren Gedongtengen, ada 2 pihak yang mengajukan permohonan waris tanah dengan 1 objek waris yang sama. Pihak yang pertama mengajukan merupakan ahli waris dari pewaris yang tertera pada Verponding dan mengaku jika Verponding tersebut hilang ketika bencana alam pada tahun 2006. Pihak pertama juga dapat menunjukkan bukti dari Kantor Pertanahan apabila tanah tersebut pada Verponding masih atas nama pewaris. Sedangkan pihak kedua merupakan ahli waris dari pewaris yang telah melakukan transaksi jual beli dengan pewaris pihak pertama dengan menunjukkan bukti Gambar Ukur serta bukti transaksi jual beli berupa kwitansi dan Akta Jual Beli. Kesalahan dari pewaris pihak kedua yaitu tidak langsung mengurus/melaporkan transaksi jual beli kepada Kantor Pertanahan sehingga Verponding masih atas nama pewaris pihak pertama. Solusi dari sengketa ini yaitu diselesaikan dengan cara kekeluargaan, jika tidak bisa baru bisa melangkah ke jalur hukum.

Fungsi pengawasan ini masih belum dapat diterapkan di Kemantren karena untuk perekapan/peregistrasian waris di Kemantren masih menggunakan cara manual yaitu tulis tangan pada Buku Register Waris sehingga fungsi pengawasan permohonan waris pada objek yang sama tidak dapat dikendalikan. Terkait hal ini dapat dibuat sistem yang memudahkan pengawasan permohonan waris. Dengan adanya inovasi Dawai Harmoni (Dokumentasi dan Digitalisasi Arsip Waris Tanah Warga Kemantren Gedongtengen Terkini) setiap pengajuan permohonan waris terkait tanah untuk tahap yang pertama akan dilakukan cek permohonan yang dilakukan menggunakan google spreadsheet dimana didalamnya sudah terdapat database permohonan waris tanah dari tahun 2020 hingga saat ini. Jika permohonan belum pernah diajukan maka permohonan bisa diproses lebih lanjut, yakni dengan cara input data pemohon (Nama Pewaris, Ahli Waris, Objek Waris, Saksi, dan terakhir scan berkas dokumen permohonan waris tanah) akan tetapi jika permohonan sudah pernah diajukan maka petugas lapangan akan melakukan konfirmasi kepada pemohon dan melaporkan pengajuan waris ganda tersebut kepada atasan.Dengan adanya inovasi ini diharapkan mampu meminimalisir terjadinya konfilk permohonan waris tanah khususnya di wilayah Kemantren Gedongtengen Kota Yogyakarta. (uno).